Ein Kundentermin, ein Schulungstag, ein Geschäftsfrühstück oder eine Produktpräsentation können ganz unterschiedliche Ziele verfolgen. Eines haben sie jedoch gemeinsam: Jedes Detail beeinflusst das Erlebnis der Teilnehmer. Und sobald Speisen oder Getränke angeboten werden, gehört die Wahl des richtigen Geschirrs und Zubehörs zu den Punkten, die nicht bis zum letzten Moment aufgeschoben werden sollten.
Beim Firmencatering ist die Wahl des richtigen Cateringgeschirrs entscheidend: Teller, Becher, Besteck, Tabletts, Servietten und Behälter sind nicht einfach nur Zubehör. Sie müssen den Service erleichtern, zum Menü passen, sich in den verfügbaren Raum einfügen und zum gewünschten Erscheinungsbild des Unternehmens beitragen.
Die gute Nachricht: Die Planung muss nicht kompliziert sein. Wenn Sie wissen, welche Art von Veranstaltung Sie organisieren und wie die Gäste Speisen und Getränke konsumieren werden, lässt sich deutlich leichter entscheiden, welches Geschirr tatsächlich benötigt wird. Gleichzeitig vermeiden Sie Produkte, die sich später als unpraktisch erweisen.
Warum ist die richtige Geschirrauswahl beim Firmencatering so wichtig?
Firmenveranstaltungen folgen häufig einem anderen Rhythmus als ein klassisches Essen. Teilnehmer kommen und gehen möglicherweise zu unterschiedlichen Zeiten, unterhalten sich im Stehen, haben nur zwanzig Minuten Pause oder nehmen an einem Meeting teil, das möglichst wenig unterbrochen werden sollte.
Das Geschirr sollte zu diesem Ablauf passen.
Ein großer und schwerer Teller kann beispielsweise bei einem Essen im Sitzen perfekt funktionieren, während er bei einem Networking-Empfang eher unpraktisch ist. Ebenso kann eine elegante Tasse zu einem Geschäftsmeeting passen, während bei einem Frühstück während einer Schulung ein Becher mit Deckel deutlich praktischer sein kann.
Die richtige Auswahl hilft dabei:
- Aufbau und Abräumen zu beschleunigen;
- den Gästen bequemes Essen und Trinken zu ermöglichen;
- Verschütten und kleine Zwischenfälle zu vermeiden;
- Speisen ansprechender zu präsentieren;
- ein einheitliches Erscheinungsbild der Veranstaltung zu schaffen;
- Mengen und Budget besser zu planen;
- unnötigen Materialverbrauch zu reduzieren.
Ziel sollte daher nicht sein, möglichst viel Geschirr einzusetzen, sondern genau die Artikel bereitzustellen, die für den jeweiligen Service wirklich benötigt werden.
Vor der Auswahl: Analysieren Sie zuerst die Veranstaltung
Für ein gut organisiertes Firmencatering sollten zunächst die Anforderungen der Veranstaltung festgelegt werden, bevor das Geschirr ausgewählt wird.
Bevor Sie Ihren Warenkorb mit Tellern, Bechern und Besteck füllen, lohnt es sich, fünf grundlegende Fragen zu beantworten.
Wie viele Personen nehmen teil?
Die Anzahl der Gäste bestimmt nicht nur die benötigten Mengen, sondern kann auch die Art des Services beeinflussen.
Bei einem Meeting mit zehn Personen lässt sich ein Tisch so vorbereiten, dass jeder Platz vollständig ausgestattet ist. Bei einer Veranstaltung mit hundert Teilnehmern kann es hingegen deutlich effizienter sein, mehrere Selbstbedienungsstationen einzurichten.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, einen kleinen zusätzlichen Puffer über die erwartete Teilnehmerzahl hinaus einzuplanen. So sind Sie auf kurzfristige zusätzliche Gäste, heruntergefallene Artikel oder einen höheren Verbrauch als erwartet vorbereitet.
Sitzen oder stehen die Teilnehmer?
Diese Frage beeinflusst einen großen Teil der Geschirrauswahl.
Für Speisen, die im Stehen gegessen werden, eignen sich kleinere Teller, leicht zu haltende Behälter, praktische Becher und Gerichte, für die möglichst wenig Besteck erforderlich ist.
Verfügt jeder Gast über einen festen Sitzplatz am Tisch, können größere Teller und ein umfangreicherer Service eingesetzt werden.
Welche Speisen und Getränke werden serviert?
Das Menü sollte immer vor dem Geschirr festgelegt werden.
Ein Gebäckstück, eine Cremesuppe, ein Salat, ein Gericht mit Sauce oder ein warmer Snack benötigen nicht denselben Behälter. Prüfen Sie außerdem die jeweiligen Produkteigenschaften, wenn eine besondere Beständigkeit gegenüber Fett, Flüssigkeiten oder bestimmten Temperaturen erforderlich ist.
Darüber hinaus müssen alle Materialien, die mit Lebensmitteln in Berührung kommen, die geltenden Vorschriften für Lebensmittelkontaktmaterialien erfüllen. Deshalb sollten die angegebenen Verwendungsbedingungen jedes Produkts vor dem Einsatz überprüft werden.
Dasselbe gilt für Getränke: Kaffee, Wasser, Softdrinks, Wein oder Cocktails benötigen unterschiedliche Arten und Größen von Bechern oder Gläsern.
Wie lange dauert der Cateringservice?
Bei einer fünfzehnminütigen Kaffeepause steht vor allem Schnelligkeit im Vordergrund.
Bei einem achtstündigen Schulungstag können dagegen mehrere Verpflegungsphasen stattfinden: Frühstück, Getränke am Vormittag, Mittagessen und eine weitere Pause am Nachmittag.
In diesem Fall ist es sinnvoll, den Geschirrbedarf für jede einzelne Phase zu berechnen. So vermeiden Sie sowohl Engpässe als auch unnötig große Bestellmengen.
Welchen Eindruck möchten Sie vermitteln?
Auch das Firmencatering ist Teil der Gesamtwirkung einer Veranstaltung.
Eine Produktpräsentation, ein internes Meeting und ein Empfang für wichtige Kunden können ganz unterschiedliche Anforderungen an die Formalität stellen.
Farben, Materialien, Oberflächen und Design helfen dabei, den Service an den jeweiligen Anlass anzupassen, ohne dass eine aufwendige Dekoration notwendig ist.
Welches Geschirr eignet sich für verschiedene Arten von Firmencatering?
Es gibt kein Geschirr, das für jede Veranstaltung gleichermaßen geeignet ist. Die richtige Wahl hängt vor allem davon ab, wie die Teilnehmer mit den Speisen umgehen und sie konsumieren.
Meetings und Geschäftsfrühstücke
Bei einem Meeting sollte sich das Catering möglichst dezent in den Ablauf einfügen und die Gespräche nicht unnötig unterbrechen.
Für Kaffee, Gebäck, Obst oder kleine Snacks können beispielsweise folgende Artikel sinnvoll sein:
- Becher oder Tassen für Heißgetränke;
- Becher oder Gläser für Wasser und Kaltgetränke;
- kleine Teller;
- Servietten in einem kompakten Format;
- Tabletts zur Präsentation der Speisen;
- Löffel oder Rührstäbchen, wenn sie benötigt werden.
Ein praktischer Tipp: Vermeiden Sie zu große Artikel. Je kompakter der Tisch gedeckt ist, desto mehr Platz bleibt für Laptops, Unterlagen und andere Arbeitsmaterialien.
Kaffeepausen und Schulungstage
Beim Firmencatering in Form einer Kaffeepause sind Geschwindigkeit und ein reibungsloser Ablauf besonders wichtig.
Die Teilnehmer haben meist nur wenig Zeit. Daher empfiehlt sich ein einfacher Ablauf: Getränk, Speise, Serviette und weiter.
Kleine Teller, leicht transportierbare Becher und Fingerfood helfen dabei, Warteschlangen zu reduzieren. Bei einer großen Teilnehmerzahl können auch mehrere Ausgabestationen sinnvoll sein.
Wird das Programm nach der Pause fortgesetzt, sollten Sie auch Abfall und Sammelstellen berücksichtigen. Eine gut organisierte Fläche verhindert, dass benutzte Becher und Servietten im gesamten Raum zurückbleiben.
Geschäftsessen und längere Meetings
Ersetzt das Catering eine vollständige Mahlzeit, sollte das Geschirr mehr Komfort bieten.
Sie können beispielsweise benötigen:
- große Teller für Hauptgerichte;
- kleinere Teller oder Behälter für Vorspeisen;
- Besteck;
- Becher oder Gläser;
- größere Servietten;
- Tabletts und Servierplatten zum Teilen;
- kleine Behälter für Saucen oder Beilagen.
Bei einem Buffet empfiehlt sich stabiles Geschirr, das dennoch bequem mit einer Hand getragen werden kann.
Vermeiden Sie außerdem zu viele kleine Einzelteile auf einem Teller, durch die Gäste gezwungen wären, mehrfach zwischen Buffet und Sitzplatz hin- und herzugehen.
Empfänge, Präsentationen und Networking-Events
Bei dieser Art von Veranstaltung spielt das Geschirr wahrscheinlich die sichtbarste Rolle.
Mini-Geschirr für Catering, kleine Becher, Teller, Degustationslöffel, Tüten oder Einzelbehälter ermöglichen es, unterschiedliche Speisen attraktiv zu präsentieren, ohne einen klassisch gedeckten Tisch vorbereiten zu müssen.
Bei dieser Form des Firmencaterings gilt eine besonders praktische Regel: Gäste sollten bequem essen können und gleichzeitig in der Lage sein, ein Gespräch fortzuführen.
Benötigt jemand für einen einzigen Snack einen Teller, ein Messer, eine Gabel und zusätzlich einen Tisch, ist das gewählte Format möglicherweise nicht optimal für eine Veranstaltung, bei der sich die Teilnehmer frei im Raum bewegen.
Welches Material sollte man für das Geschirr wählen?
Sobald das Format feststeht, folgt eine weitere wichtige Entscheidung: das Material.
Es gibt kein Material, das grundsätzlich in jeder Situation besser ist als alle anderen. Berücksichtigt werden sollten Optik, Stabilität, Art der Speisen, eine mögliche Wiederverwendung sowie die Bedingungen während des Services.
Die Materialauswahl beim Firmencatering hängt daher sowohl vom Menü als auch von der Art des Services und dem gewünschten Erscheinungsbild ab.
Karton und Kraftpapier
Produkte aus Karton werden häufig bei Frühstücken, Kaffeepausen, Verkostungen und informelleren Cateringangeboten eingesetzt.
Ihre schlichte Optik eignet sich besonders gut für Veranstaltungen, die modern und funktional wirken sollen. Teller, Becher, Schalen, Foodtrays und viele weitere Behälter sind in zahlreichen Formaten und Designs erhältlich.
Prüfen Sie jedoch immer die Produktspezifikationen, insbesondere wenn Flüssigkeiten, fettige Speisen oder warme Gerichte serviert werden sollen.
Mehrweggeschirr
Wenn Sie eine hochwertigere Präsentation wünschen, ohne unbedingt klassisches Porzellan oder Glasgeschirr zu verwenden, können wiederverwendbare Teller, Becher und Gläser eine interessante Lösung sein.
Sie eignen sich insbesondere für regelmäßig stattfindende Veranstaltungen, Firmenfeiern, Empfänge und Services, bei denen das Erscheinungsbild eine besonders wichtige Rolle spielt.
Vor der Auswahl sollte jedoch bedacht werden, dass auch Rücknahme, Lagerung und Reinigung organisiert werden müssen.
Zellstoff und Pflanzenfasern
Behälter aus Pflanzenfasern haben häufig eine natürliche Optik und sind als Teller, Bowls, Tabletts und in vielen weiteren Formaten erhältlich.
Sie können besonders interessant sein, wenn eine schlichte Präsentation mit stabilen und funktionalen Produkten kombiniert werden soll.
Wie bei jedem Material hängt die Eignung für hohe Temperaturen, Mikrowellennutzung, Flüssigkeiten oder fettige Speisen vom jeweiligen Produkt ab und sollte vor der Verwendung geprüft werden.
Holz und Bambus
Spieße, Picks, Besteck und kleine Präsentationsartikel aus Holz oder Bambus können dem Catering eine natürliche Optik verleihen.
Sie eignen sich besonders gut für Verkostungen, Appetithäppchen und kleinere Portionen.
Auch die Präsentation vermittelt eine Botschaft
Stellen Sie sich zwei Unternehmen vor, die exakt dasselbe Menü servieren.
Das erste verwendet Teller, Becher und Servietten ohne erkennbares gemeinsames Gestaltungskonzept. Das zweite arbeitet mit ähnlichen Farbtönen, verwendet Behälter, deren Größe zu den jeweiligen Portionen passt, und präsentiert die Speisen auf einem ordentlich organisierten Tisch.
Das Essen kann identisch sein – die Wahrnehmung der Veranstaltung verändert sich dennoch deutlich.
Es ist nicht notwendig, jeden einzelnen Artikel mit einem Firmenlogo zu personalisieren, um ein einheitliches Gesamtbild zu erzeugen. Häufig reicht es bereits aus, mit einer klaren Farbpalette zu arbeiten, einen einheitlichen Geschirrstil beizubehalten und die Anzahl unterschiedlicher Materialien zu begrenzen.
Bei Kundenterminen oder Produktpräsentationen ist diese visuelle Einheitlichkeit besonders relevant, da das Firmencatering zu einer Verlängerung des Images wird, das ein Unternehmen vermitteln möchte.
Wie berechnet man die benötigte Menge an Geschirr?
Zu viel zu bestellen verursacht unnötige Kosten. Zu wenig zu bestellen kann mitten während der Veranstaltung zu einem Problem werden.
Beim Firmencatering hilft eine frühzeitige Mengenplanung dabei, sowohl Engpässe während des Services als auch unnötige Einkäufe zu vermeiden.
Als einfache Ausgangsformel können Sie verwenden:
Anzahl der Teilnehmer × erwarteter Verbrauch pro Person + Sicherheitsreserve.
Der erwartete Verbrauch hängt von der Art der Veranstaltung ab.
Bei einer Kaffeepause kann beispielsweise ein kleiner Teller pro Person ausreichen, während möglicherweise mehrere Becher benötigt werden, wenn im Laufe des Tages verschiedene Getränke angeboten werden.
Auch Servietten werden in der Regel häufiger verwendet als Teller.
Erstellen Sie daher vor der Bestellung eine einfache Übersicht mit:
- Anzahl der Teilnehmer;
- verschiedenen Verpflegungsphasen;
- benötigten Tellern pro Service;
- Bechern oder Gläsern je nach Getränk;
- Besteck entsprechend dem Menü;
- Servietten;
- zusätzlichen Behältern und Zubehör;
- einer Sicherheitsreserve.
Diese kurze Planung kann viele spontane Einkäufe in letzter Minute vermeiden.
Ein einfaches Beispiel
Nehmen wir ein Meeting mit 50 Personen, bei dem Kaffee, Wasser, Saft, Gebäck und Obst angeboten werden.
Statt automatisch von jedem Produkt fünfzig Stück zu bestellen, sollten Sie den tatsächlichen Verbrauch berücksichtigen.
Jeder Teilnehmer benötigt wahrscheinlich einen Teller, kann aber mehr als ein Getränk konsumieren. Auch der Verbrauch von Servietten dürfte höher sein als die Anzahl der verwendeten Teller.
Die Berechnung sollte deshalb solche Verbrauchsgewohnheiten berücksichtigen. Anschließend kann eine angemessene Reserve für unvorhergesehene Situationen hinzugefügt werden.
Häufige Fehler bei der Geschirrauswahl für Firmenveranstaltungen
Einige typische Fehler lassen sich leicht vermeiden.
Die Optik vor die Funktion stellen
Ein Behälter kann sehr attraktiv aussehen und gleichzeitig für das gewünschte Gericht vollkommen unpraktisch sein.
Legen Sie zuerst Menü und Verzehrform fest. Das Design kommt danach.
Zu große Teller verwenden
Dieser Fehler tritt besonders häufig bei Empfängen und Veranstaltungen auf, bei denen die Gäste im Stehen essen.
Ein Behälter, dessen Größe zur Portion passt, ist meist bequemer und verbessert zugleich die Präsentation.
Kleine Zubehörartikel vergessen
Teelöffel, Rührstäbchen, Deckel, Servietten, Picks oder Saucenbehälter können nebensächlich wirken – bis sie während der Veranstaltung fehlen.
Nehmen Sie diese Artikel daher von Anfang an in die Planung auf.
Zu viele unterschiedliche Stile kombinieren
Etwas Abwechslung kann eine Präsentation interessanter machen. Zu viele unterschiedliche Stile können jedoch schnell ungeplant wirken.
Achten Sie deshalb auf eine klare Linie bei Materialien, Farben und Formen.
Das Abräumen nicht einplanen
Die Veranstaltung endet nicht mit dem Servieren des letzten Tellers.
Legen Sie im Voraus fest, wo benutztes Geschirr gesammelt wird, wie unterschiedliche Abfälle getrennt werden und wer für das Abräumen der einzelnen Bereiche verantwortlich ist.
Checkliste für das Geschirr Ihres nächsten Firmencaterings
Prüfen Sie vor der Bestellung, ob Ihr Firmencatering gut vorbereitet ist, indem Sie folgende Punkte durchgehen:
- Wie viele Teilnehmer werden erwartet?
- Werden die Gäste sitzen oder stehen?
- Was steht auf dem Menü?
- Welche Getränke werden angeboten?
- Gibt es einen oder mehrere Catering-Zeitpunkte während des Tages?
- Benötigen Sie Behälter für warme, kalte, flüssige oder fettige Speisen?
- Haben die Teilnehmer einen Tisch, auf dem sie ihren Teller abstellen können?
- Benötigen Sie Deckel oder Lösungen für den Transport von Speisen?
- Wie formell soll die Veranstaltung sein?
- Möchten Sie einen bestimmten Stil oder eine Farbpalette einhalten?
- Haben Sie Servietten, Besteck und kleinere Zubehörteile eingeplant?
- Haben Sie eine zusätzliche Sicherheitsreserve berücksichtigt?
- Wie werden die verwendeten Artikel nach der Veranstaltung eingesammelt?
Wenn Sie all diese Fragen beantworten können, haben Sie wahrscheinlich bereits eine ziemlich klare Vorstellung davon, was Sie benötigen.
Das beste Geschirr macht die Veranstaltung einfacher
Ein gelungenes Firmencatering bedeutet nicht, einen Tisch mit möglichst vielen Produkten zu füllen. Entscheidend ist, dass alles unkompliziert und reibungslos funktioniert.
Der Teller sollte zum Gericht passen. Der Becher zum Getränk. Die Größe der einzelnen Produkte zur Art und Weise, wie sich die Teilnehmer auf der Veranstaltung bewegen. Und das Gesamtbild sollte der gewünschten Außenwirkung und dem Grad der Formalität entsprechen.
Wenn das Geschirr richtig gewählt ist, fällt es als einzelnes Element kaum auf. Es sorgt einfach dafür, dass Gäste bequem essen, trinken, sich unterhalten und anschließend am weiteren Programm teilnehmen können.
Und genau dieses Gefühl, dass alles so funktioniert, wie es soll, ist eines der besten Zeichen für eine gut geplante Firmenveranstaltung.